Mainų fondui priskiriami dokumentai gaunami, perduodami bei nurašomi kaip ir kitų struktūrinių padalinių fondų. Iš bibliotekos struktūrinių padalinių dokumentai į mainų fondą perduodami su lydimuoju dokumentu (įprastai perduodama iš vieno struktūrinio padalinio ar filialo į kitą ir žymos daromos komplektavimo posistemyje bei kataloguose). Iš padalinių ar filialų dokumentai nenurašomi, o tik perduodami į mainų fondą, t. y. fondo dokumentai juda po biblioteką.
Dokumentai nurašomi tik kai jie perduodami kitoms Lietuvos ar užsienio bibliotekoms, o nurašymo priežastis – įrašas „perduota mainais“.
(Plačiau žr. – Bibliotekos dokumentų fondo organizavimas / Genovaitė Ivaškevičienė. Vilnius: Lietuvos nacionalinė Martyno Mažvydo biblioteka, 2014, p. 61–62).
